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Court of Appeals

Division One


Sugerencias de Presentación Electrónica


Sugerencias para entidades que presenten documentos
electrónicos (E-Filers) ante la Primera División (Division One)

 

 Conversiones, lectura electrónica o escaneo (scanning),
señaladores (bookmarks), enlaces (links) e hiperenlaces (hyperlinks)

  

La Primera División (Division One) de la Corte de Apelaciones de Arizona acepta documentos presentados electrónicamente (e-filed) mediante el sistema AZTurboCourt. A continuación les ofrecemos algunas sugerencias a los que presenten documentos electrónicos, incluso varios videos aptos para demostrar cómo redactar mejor los escritos para presentarlos electrónicamente:

  


Redacte escritos aptos para escrutar textos (text-searchable
)

La regla 4.2(c) del Reglamento de Procedimiento Civil en Alzada de Arizona (Arizona Rule of Civil Appellate Procedure / “ARCAP”) requiere como norma general que los documentos que se presenten electrónicamente se redacten en un formato apto para escrutar textos. A fin de cumplir con la regla y con las restricciones de archivos de los vendedores de presentación electrónica, sus documentos deberán presentarse en uno de los formatos siguientes:

 

·     documento apto para escrutar textos (text-searchable) Portable Document Format (.PDF) de Adobe Acrobat;

·     documento Microsoft Word 2007 o versiones más recientes (.DOCX); o

·     documento de procesamiento de palabras OpenDocument (.ODT).

 

Los documentos que se redacten en Microsoft Word con el formato .docx cumplen con la regla. Antes de que presente electrónicamente un documento redactado en Word Perfect, deberá convertirse a uno de los formados indicados anteriormente.

Sin importar el formato, los documentos no podrán exceder los límites de dimensiones que establezca la entidad proveedora de presentación electrónica para los tribunales. Use las sugerencias siguientes para conservar espacio al convertir un documento redactado con procesador de palabras al formato PDF apto para escrutar textos (text-searchable PDF):
 

·     Fijar la producción de imágenes en escala de grises / grayscale, (en vez de a colores)

·     Use conjuntos básicos de estilos de letras (basic fonts), en vez de conjuntos de letras empotrados en las páginas (embedded fonts).

·    de 400 a 500 páginas de un documento en su formato oriundo convertidas mediante un programa de procesamiento de palabras a un formato PDF apto para escrutar textos ocupará como 10 MB (megabytes), teniendo en cuenta que la capacidad para presentar documentos es de 20 MB por cada archivo.

·     Si tuviera que reducir el tamaño del documento, trate de hacer clic en “Save As” de Adobe para guardar el documento y elija “Reduced Size PDF" para reducir el tamaño del documento.

 

A continuación les presentamos un video breve que enseña cómo convertir un documento leído electrónicamente (escaneado) en documento apto para escrutar textos.

 


Señale porciones del texto de su escrito

Los señaladores (bookmarks) son enlaces que se refieren a encabezados, títulos de páginas e indicaciones semejantes en el mismo documento. La regla ARCAP 4.2(d) anima a las partes para que incluyan señaladores, que son útiles sobre todo para los jueces que decidirán la apelación. Se anima a las entidades que presenten escritos a incluir los señaladores en la tabla de contenido de sus escritos y apéndices que enlacen desde la tabla de contenido a las secciones distintas del escrito o apéndice. Vea la regla ARCAP 13(a)(1) (“de ser factible,” las tablas de contenido de un escrito deberán incluir señaladores que vinculen al escrito); y la regla ARCAP 13.1(d)(3) (cuando se presente electrónicamente un apéndice, la tabla de contenido de deberá contener señaladores o hiperenlaces a los artículos o temas del apéndice.)

Se podrán añadir señaladores mediante un programa de procesamiento de palabras o después de convertir un documento redactado en un procesador de palabras a un formato PDF apto para escrutar textos. Para obtener información sobre cómo usar los señaladores electrónicos, vea a:
 

·     Si usa Microsoft Word: instrucciones para Word; o aquí

 

·     Si usa Adobe Acrobat: instrucciones para PDF

 

A continuación les presentamos un video breve que ensena cómo añadir señaladores a un escrito.

 

 


Hiperenlaces para las autoridades legales

“Un hiperenlace es un enlace electrónico en un documento con otro documento o sitio de Web.” Conforme la regla ARCAP 4.2(e). La regla ARCAP 4.2(e) anima a las partes a incluir hiperenlaces en sus presentaciones de alzada. Para ser precisos, se anima a las entidades que presenten escritos a incluir hiperenlaces a las autoridades legales, tales como las reglas o estatutos que aparecen en páginas de Internet gubernamentales, o a precedentes y demás autoridades legales que aparecen en Westlaw o Lexis.

 

Los hiperenlaces se pueden añadir mediante un programa de procesamiento de palabras antes de que el documento se convierta al formato PDF: 

·     instrucciones para Word

 

O en el PDF tras redactarlo:

 

·     instrucciones para PDF

 

A continuación les presentamos un video breve que enseña cómo agregar hiperenlaces de casos y estatutos a un escrito.

 

 

 


Redacte y presente electrónicamente un apéndice

Los jueces que decidirán la apelación tendrán acceso a todas las constancias electrónicas (electronic record) del tribunal de primera instancia. Con todo, resulta buena costumbre presentar apéndices que contengan artículos de constancia que resulten sobre todo pertinentes a los asuntos que se recurran en alzada. No hay que incluir en el apéndice todo lo que conste en actas; de así hacerlo, lo más seguro excederá el límite de tamaño (y de seguro vencería la intención de un apéndice). Por tal motivo, el apéndice debería incluir únicamente las porciones de la constancia “que se citen en el escrito y que resulten esenciales para decidir los asuntos apelados.” Conforme la regla ARCAP 13.1(b).

A causa de las restricciones de tamaño, si el artículo de constancia que se eligiera para el apéndice fuera voluminoso y contuviera muchas páginas no pertinentes, recapacite para excluir del apéndice tales páginas no pertinentes del documento. (En tal situación, la entidad que presente los escritos deberá hacer constar en el apéndice que se trata de un extracto del artículo.)

La mejor manera de redactar un apéndice es comenzar con versiones “de formato oriundo” de los documentos cuando estén disponibles:
 

·     versiones electrónicas de los trasuntos de los juicios orales

·     versiones electrónicas de los trasuntos de los testimonios bajo protesta (depositions)

·     versiones electrónicas de otras constancias de diligencias judiciales que se descarguen de sitios Web de los tribunales de primera instancia.

 

No se limite a imprimir los documentos y luego escanearlos juntos. En vez de eso, convierta cada documento electrónico a un formato PDF apto para escrutar textos en su computadora, y entonces combine los documentos así convertidos en un solo documento. Las instrucciones a continuación le serán de utilidad:

 

·     redacte un documento en formato PDF apto para escrutar textos (text-searchable)

·     combine documentos PDF

 

Algunos documentos no podrán convertirse, sino que tendrán que escanearse con programas de reconocimiento óptico de caracteres (optical character recognition / "OCR"). Por ejemplo:

 

·     Órdenes y fallos del tribunal de primera instancia que no estén disponibles en su formato oriundo

·     Contratos u otros documentos jurídicos

·     Anexos judiciales de prueba (court exhibits)

·     Dibujos

·     Fotografías históricas

 

El peligro de escanear un documento sería que sin advertirlo compusiera un documento que fuera demasiado grande para el sistema de presentación electrónica. A fin de evitar tal problema, las sugerencias a continuación le ayudarán a componer un documento escaneado que ahorre espacio electrónico:

 

·     use saturación (color) en blanco y negro (en vez de en escala de grises/grayscale o a colores);

·     evite las resoluciones de impresión superiores a 300 puntos por pulgada (dots per inch / dpi)

·     asegúrese de que su programa de escaneo cuente con reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition / "OCR")

 

Si cumpliera con las instrucciones y su documento siguiera siendo demasiado grande, trate de reducir la resolución a 200 dpi. Esto producirá una resolución que bastará para la mayoría de los documentos.

 

Importante: NO escanee para su apéndice impresos de decisiones judiciales taquigrafiadas. Toman demasiado espacio. En vez de ello, piense en componer una tabla de autoridades con hiperenlaces a las versiones electrónicas de los casos.

 

 

Presente electrónicamente escritos combinados con apéndices

 

Cuando sea lo indicado, la Primera División anima a las entidades que presenten escritos electrónicamente para que presenten los escritos con sus apéndices como un solo documento. Conforme la regla ARCAP 13.1(d). Dadas las limitaciones de tamaños de los proveedores del sistema de presentación electrónica, un escrito combinado con apéndice resulta más factible cuando la apelación se enfoca en una cantidad menor de documentos con gran importancia, como por ejemplo, una promoción de sobreseimiento de demanda conforme la regla 12(b) de Procedimiento Civil de Arizona, o en un caso que dependa de la interpretación de un contrato u otro documento aislado. Cuando se presente un escrito combinado con un apéndice:

 

·     El escrito y el apéndice deberán contar con números de páginas en secuencia. Esto significa que la primera página del apéndice deberá llevar un número siguiente al de la última página del escrito. Conforme la regla ARCAP 13.1(d)(1).

·    Cada artículo en la tabla de contenido del apéndice deberá llevar un enlace a un artículo del propio apéndice. Conforme la regla ARCAP 13.1(d)(3).

 

Un documento combinado permitirá a la entidad que presente documentos que incluya enlaces en el escrito a extractos de la constancia en el apéndice. Aquí se explica cómo hacerlo.

A continuación les ofrecemos un video breve sobre cómo combinar escritos y apéndices.

 

 

Les agradecemos a Eric M. Fraser, Osborn Maledon, así como a Beth Asselin y Alan Sparrow, de la División de Servicios de Educación de la Corte Suprema de Arizona, haber compuesto y producido estos videos que enseñan cómo componer mejores escritos para presentarlos electrónicamente.